Ser emprendedor es un estilo de vida que abarca la mayor parte del tiempo, debido a la gestión de la empresa, educación en sus áreas de especialidad y demás actividades que se llevan a cabo en el día a día. Sin embargo, un tema complicado para la mayoría de los emprendedores de pequeñas y medianas empresas es la contabilidad.
El área de la contabilidad consiste en dar seguimiento a los sistemas de control y registro de gastos e ingresos de las empresas. Además de manejar las otras operaciones económicas que están relacionadas a la gestión de la empresa, desde gastos minoritarios hasta las inversiones más grandes.
¿Conoces los fundamentos de la contabilidad para PYMES? Si la respuesta es no, continúa leyendo este artículo, el cual te será de ayuda para que la contabilidad de tu empresa no sea un dolor de cabeza ni una preocupación más.
Al contrario, te daremos herramientas para que la organización de tu empresa en el área de contabilidad sea más óptima, exacta y práctica al momento de gestionar estas actividades. Dentro de la guía de contabilidad, encontramos cuatro puntos principales que te ayudarán a mejorar el registro financiero de tu emprendimiento. Te los presentamos a continuación:
1. Software de contabilidad
Los softwares de contabilidad son herramientas digitales diseñadas para gestionar y automatizar las tareas financieras y contables de una empresa. Estas aplicaciones permiten registrar y monitorear transacciones financieras, generar reportes contables, y asegurar el cumplimiento de las normas fiscales.
Los principales beneficios de utilizar software de contabilidad incluyen la reducción de errores humanos, el ahorro de tiempo en la realización de tareas repetitivas, y una mejor visibilidad y control sobre las finanzas de la empresa.
Además, la ventaja principal de estos sistemas es la automatización de tareas repetitivas y laboriosas, como la entrada de datos, la emisión de facturas, y la conciliación de cuentas bancarias.
Esto permite que los dueños de PYMES y su personal administrativo dediquen más tiempo a actividades estratégicas y de crecimiento del negocio. También se mantienen al día con las normativas fiscales y contables.
2. Configuraciones a tu plan de cuentas
Un plan de cuentas es una herramienta importante para categorizar todas las transacciones de una empresa. Un plan de cuentas bien organizado y preciso proporciona información detallada sobre todos los aspectos financieros del negocio, incluyendo la cantidad de efectivo disponible, los gastos periódicos y ocasionales, y las deudas pendientes.
Asimismo, un plan de cuentas consta de cinco tipos principales de cuentas:
- Activos: Recursos que posee la empresa y que tienen valor económico futuro, como dinero en efectivo, cuentas por cobrar, inventario, equipamiento y bienes inmuebles.
- Pasivos: Deudas u obligaciones con terceros, como cuentas por pagar, salarios, préstamos bancarios e hipotecas.
- Patrimonio neto: Derechos de los propietarios o accionistas de la empresa; es el valor de los activos después de deducir los pasivos.
- Ganancias: Ingresos obtenidos de las actividades comerciales, como ventas, servicios, intereses y dividendos.
- Gastos: Costos incurridos para generar ingresos, como salarios de empleados, materias primas, publicidad, alquiler y servicios públicos.
Recuerda que al iniciar tu plan de cuentas, las diferentes categorías financieras se corresponden con uno de estos cinco tipos principales de cuentas. Algunas de las categorías clave a considerar incluyen:
- Efectivo
- Cuentas por cobrar (activos)/ Cuentas por pagar
- Inventario
- Costo de los bienes vendidos
- Impuestos sobre las ventas
- Ganancias por envíos/entregas
- Gastos de envíos/entrega
- Costos de embalaje
3. Seguimientos de ingresos y egresos
El mantenimiento adecuado de los registros es fundamental para que los propietarios de pequeñas y medianas empresas puedan llevar un control preciso de sus finanzas. Documentar las transacciones financieras es crucial para la salud financiera del negocio.
Esto incluye registrar todos los ingresos y ventas, así como detallar cada gasto, factura y letra de cambio. Un registro meticuloso permite a los propietarios identificar patrones en sus ingresos y gastos, facilitando la elaboración de presupuestos y la planificación financiera a largo plazo.
Además, tener un registro completo y organizado es esencial para cumplir con las obligaciones fiscales, ya que proporciona la documentación necesaria para presentar declaraciones de impuestos exactas y evitar posibles auditorías.
4. Análisis y administración del flujo de efectivo
Es fundamental analizar el flujo de efectivo, ya que el dinero disponible influye en las decisiones empresariales. Al revisar los datos de ingreso y gastos a lo largo del tiempo, se puede comenzar a pronosticar el flujo de efectivo futuro.
Esto permite identificar con antelación posible escasez de efectivo y tomar medidas preventivas para evitar problemas financieros. Además, este análisis ayuda a prever cuándo se dispondrá de más efectivo, lo que facilita la planificación de reinversiones en el negocio.
En conclusión, la contabilidad para PYMES es una herramienta esencial que garantiza la estabilidad y el crecimiento de las pequeñas empresas. utilizar una guía de contabilidad adecuada y contar con un servicio contable facilita la gestión contable y asegura que las operaciones financieras se realicen de manera eficiente y conforme a la normativa.
